Тендерная воронка продаж – это путь, который проходит участник закупки от поиска тендера до победы на торгах и получения оплаты на расчетный счет. Она неразрывно связана с аналитикой и помогает четко настраивать бизнес-процессы. Из статьи узнаете, что это за воронка, каких видов бывает и как ее правильно применять.
Где используется воронка продаж?
Разберем, что такое воронка продаж простым языком и на конкретном примере. В широком понимании воронка продаж встречается в разных сферах деятельности:
- бизнесе;
- онлайн- и офлайн-продажах;
- маркетинге;
- внутренней организации работы компаний;
- тендерных продажах;
- и т.д.
Если говорить о торговле, то клиенты, сами того не подозревая, проходят этапы воронки, прежде чем купить товар. Одни покупатели отсеиваются на более ранних этапах, другие доходят до конца. Чем лучше настроена воронка, тем больше клиентов дойдет до покупки товара.
Как это выглядит на практике? Представьте, что вы видите в интернете классные кроссовки со скидкой 30%. У вас появляется интерес и желание их купить. Вы переходите по ссылке и заказываете обувь. Таким образом, вас провели по воронке продаж, которая состоит из следующих стандартных этапов:
- Неосведомленность.
- Осведомленность.
- Интерес.
- Желание.
- Покупка.
Этапы могут быть другими или их может быть больше — все зависит от специфики магазина.
Обычная воронка продаж в торговле нацелена на то, чтобы привести клиента к покупке. В тендерных продажах используются другие этапы и действуют другие принципы: найти тендер, победить на торгах и подписать контракт.
Роль тендерной аналитики
Воронка тендерных продаж наглядно показывает результаты вашего участия в закупках. Она отражает все этапы тендерного анализа.
- Анализ спроса – нуждаются ли заказчики в вашем товаре или услугах, т.е. есть ли спрос на рынке.
- Анализ ниши – кто покупает (заказчики) и кто продает (поставщики), какая конкуренция, средний процент падения цены, какие шансы на победу.
- Анализ заказчиков – работают честно или привлекают только «своих» исполнителей, жалуются ли на них в ФАС, есть ли судебные дела, не задерживают ли оплату.
- Анализ поставщиков – выбор собственной стратегии на основе оценки работы конкурентов.
- Анализ планов-графиков – изучение предстоящих закупок, которые заказчики вносят в планирование (что будет закупаться и на какую сумму). Планы-графики могут изменяться, поэтому их периодически нужно перепроверять.
- Анализ связей – соблюдает ли заказчик конкуренцию или создает преимущественные условия определенным поставщикам.
- Анализ документации – есть ли в техзадании «заточки» под своего исполнителя, ошибки, несоответствия. Если находите какие-то нарушения в документации, то можете направить запрос на разъяснение – это мощный инструмент влияния на недобросовестных заказчиков.
- Анализ рентабельности – выгоден ли вам контракт, сколько сможете заработать, по какой цене можно купить товар у поставщиков.
- Анализ результатов участия – это фиксация всех этапов вашего участия в закупках. Для наглядности используется воронка тендерных продаж, которая показывает конверсию и помогает дорабатывать слабые места.
Как видите, этапов анализа всего 9, но почему-то не все участники ими пользуются. Без аналитики выиграть закупку можно, но шансов гораздо меньше. Такое участие больше похоже на счастливую случайность, а не на серьезный подход.
Виды тендерной воронки
Первое, с чего следует начинать новичку в закупках – это тендерная воронка. Если наглядно изобразить все этапы воронки тендерных продаж, то можно увидеть свои ошибки и недоработки и быстро их устранить.
Простая воронка тендерных продаж состоит всего из 3-4 этапов. Например:
- Поданные заявки.
- Принятые заявки.
- Выигранные торги.
А вот как выглядит воронка тендерных продаж из 4-х этапов:
Сложные воронки тендерных продаж используют опытные поставщики и компании с тендерными отделами. Они включают в себя от 8-10 пунктов и больше. В них учитываются более узкие показатели, что позволяет детальнее настраивать бизнес-процессы:
Если вы начинающий участник закупок, то вам нет необходимости пользоваться сложной воронкой. Начните с фиксации простых этапов.
Тендерная конверсия
Понятия «тендерная воронка» и «конверсия тендерной воронки» всегда стоят рядом друг с другом. Тендерная конверсия — это показатель того, сколько раз вы поучаствовали в закупках и сколько раз победили (выражается в процентах).
К= (КП/КТ)*100%,
Где:
К – конверсия,
КП – количество побед,
КТ – количество тендеров, в которых было принято участие.
Разберем на примере. Допустим, вы подали заявки на 10 закупок, а выиграли только 3. Конверсия составляет 30% — и это нормально. В тендерных продажах конверсия 20-40% является хорошим показателем. Если ниже, то нужно проанализировать и докрутить недоработки.
Часто новички подают 1-2 заявки, а потом сходят с дистанции, т.к. не побеждают на торгах. Это их основная ошибка. Чтобы добиться результатов, в тендерах нужно участвовать регулярно и подавать много заявок. О конверсии можно говорить после того, как вы подадите, например, 100 заявок.
CRM и воронка продаж тендерного отдела
Крупные компании выстраивают работу по тендерным воронкам с учетом своей специфики. В таких компаниях для решения множества задач создаются тендерные отделы, состоящие из руководителя и нескольких специалистов.
Задачи распределяются между сотрудниками тендерного отдела, включая и задачу по анализу и оформлению тендерной воронки.
Большое количество заданий трудно выполнять вручную, поэтому задействуются специальные программы, которые облегчают работу специалистам и оптимизируют бизнес-процессы — CRM (Customer Relationship Management – «управление взаимоотношениями с клиентами»).
Предварительный аудит
Прежде чем подобрать подходящую CRM в компании проводится анализ и описание этапов участия в тендерах с учетом рода деятельности (поставки, проектирование, техническое обслуживание и т.д.). Существует множество шаблонов воронок, но компании создают свои наглядные схемы.
Этапы тендерной воронки
Как создать воронку продаж? Для этого необходимо определиться со стадиями, которые будут контролироваться. Примерно они могут быть такими:
- нашли тендер;
- изучили ТЗ и документацию;
- передали на согласование;
- одобрили участие;
- подготовили заявку;
- направили заявку через ЭТП;
- приняли участие в торгах;
- победили на торгах;
- подписали контракт.
Например, в сервисе «Тендерплан» есть система меток, которая помогает организовать работу между специалистами. Учитывается поиск закупок, согласование, решение об участии. Посмотрите, как это выглядит в «Тендерплане»:
Автоматизация процессов и карточка закупки
Предназначение тендерной воронки – систематизировать алгоритм действий и привести компанию к победе и заключению контракта. Для ускорения процессов на этом этапе настраиваются автоматические функции в СRM:
- оперативное оповещение и напоминания сотрудникам;
- формирование и распределение задач между сотрудниками, а также постановка дедлайна;
- автоматическое перемещение задачи выше или ниже по воронке, в зависимости от ситуации.
На этой стадии составляется карточка закупки, куда вносятся сведения о ней и конкретные параметры (цифры, сроки и т.п.). Какую информацию можно прописать в карточке закупки:
- ссылка на торги;
- начальная максимальная цена контракта (НМЦК);
- сумма обеспечения заявки и ОИК;
- тип закупки;
- последний срок подачи заявки;
- дата проведения торгов;
- место выполнения работ;
- сумма, по которой заключается контракт.
Отчетность
Отчетность по закупке готовится после этапа аналитики. Отчеты можно готовить в разрезе специфики продукции, стоимости, логистических особенностей и др. Правильно составленный отчет покажет пути улучшения и возможности для роста в тендерных продажах.
Обратная воронка
Зная свои показатели воронки продаж и конверсию, вы можете строить обратную воронку – это планирование на основе анализа прошлых участий.
Например, вы хотите получать в месяц определенный доход. Для этого вам необходимо просчитать, во скольких закупках участвовать, и что это должны быть за закупки.
С учетом такого планирования можно строить тендерную воронку: по силам она вам или нет. А также определиться с подходящей стратегией.
Экстенсивная стратегия – ею пользуются компании, которые придерживаются «веерного» участия. Суть в том, чтобы расширить количество участий в закупках. Но такая стратегия подходит не всем, потому что:
- ниши могут быть сезонные, специфичные, ограниченные по месту исполнения;
- тендерный специалист не справляется с большим количеством участий, приходится привлекать еще специалистов;
- на большое количество тендеров может не хватить финансов.
Интенсивная стратегия – ею пользуются компании, которые участвуют в 1-3 конкретных нишах на постоянной основе. Данная стратегия нацелена на улучшение конверсии. У такого подхода есть свои особенности:
- глубокий анализ спроса, заказчиков, других компаний;
- точечное участие в процедурах, где больше шансов выиграть;
- поиск ниш с минимальной конкуренцией;
- внедрение профессиональных инструментов;
- переподготовка сотрудников или подключение экспертов.
Проще говоря, при экстенсивном подходе вы развиваете количественные показатели, а при интенсивном – качественные.
Заключение
Анализ воронки тендерных продаж и внимание к мелочам позволяет повысить эффективность вашего участия в закупах. Наглядная диаграмма – это удобный инструмент, который показывает узкие места бизнеса или недоработки тендерного отдела внутри компании.
Чтобы построить успешный бизнес на тендерах, недостаточно пользоваться воронкой продаж и просчитывать конверсию. Помимо этого, необходимо уделять большое внимание тендерной аналитике и на ее основе принимать взвешенные решения об участии.