Список аффилированных лиц: инструкция по подготовке + образец заполнения

АО, ООО и УП обязаны вести списки аффилированных лиц и размещать их в открытых источниках, чтобы их могли видеть контрольные органы, потенциальные контрагенты, общественники.

В госзакупках по 44-ФЗ заказчики не могут заключать контракты с аффилированными компаниями.

В статье подробно разобрали эту тему, дали инструкции и образцы документов.

Кто такие аффилированные лица?

Аффилированные лица – это граждане, предприниматели и компании, которые могут влиять на деятельность и принятие решений организации. Они заносятся в специальный список аффилированных лиц — реестр физических и юридических лиц, способных повлиять на работу ИП или организации.

Говоря о влиянии на деятельность организации и принимаемые ей решения, мы имеем в виду, например, замену руководителей, решения о заключении договоров, контроль роста деятельности и т.д. То есть прослеживается связь и тесное влияние на организацию.

Для кого составляются списки?

Информация из списка аффилированных лиц нужна для соблюдения законности сделок в правовом поле. Кто обращается к спискам:

• контролирующие ведомства для отслеживания работы компаний, ограничения монополизации на рынке, выявления незаконных схем в работе компаний;
• компании, которые следят за своими акционерами и участниками обществ с ограниченной ответственностью (ООО);
• контрагенты, которые хотят проверить потенциальных партнеров на благонадежность;
• суды для урегулирования конфликтных ситуаций между сторонами;
• общественные организации для контроля деятельности компаний.

Списки аффилированных лиц размещаются в общем доступе и на сайтах компаний, чтобы контрагенты и другие компании могли их проверить на наличие связей. Это помогает понять, насколько компания добросовестная, какая у нее деловая репутация, какие могут возникнуть риски в случае сотрудничества.

В ходе бухгалтерской деятельности организации добавляют информацию об аффилированных лицах в пояснительные записки для отчетности (п.27 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

Кто должен вести списки?

За составление списка аффилированных лиц по законодательству отвечают:

• акционерные общества (публичные и непубличные АО) (ч.4 ст.93 № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 «Об акционерных обществах»);
• унитарные предприятия (ч.1 ст.28 № 161-ФЗ от 14 ноября 2002 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»);
• общества с ограниченной ответственностью (ООО) (п.8 ч.2 ст.50 № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Данные организации и предприятия обязаны вести, хранить и вовремя вносить коррективы в эти списки.

Кто обязан раскрывать аффилированные лица?

Акционерные общества указывают перечень аффилированных лиц в пояснительной записке к отчетам бухгалтерии и предоставляют своим долевикам по запросу.

Как АО раскрывают списки:

• непубличные акционерные общества и ПАО, работающие с облигациями и иными эмиссионными ценными бумагами;
• непубличные акционерные общества, если количество акционеров более 50-ти лиц.

АО ведут списки аффилированных лиц в каждом квартале – в конце отчетного периода. Затем у них есть 2 рабочих дня, чтобы выложить списки в открытый доступ. Срок нахождения списков в открытом источнике – 3 года.

Компании публикуют списки аффилированных лиц на своих сайтах и в специальной Системе раскрытия информации.

Как ООО раскрывают списки:

• по запросу акционеров общества с ограниченной ответственностью;
• в открытом доступе в интернете при публичном размещении эмиссионных ценных бумаг (п.2 ст.49 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»);
• в пояснительной записке при составлении бухгалтерских отчетов.

Важный момент: порядок оформления и раскрытия списков аффилированных лиц описан в Положении Банка России № 714-П от 27 марта 2020. Там же даются рекомендуемые образцы форм для заполнения.

Списки готовятся 2 раза за календарный год в конце каждого отчетного срока:

• 1 января – 30 июня (I полугодие);
• 1 июля – 31 декабря (II полугодие);

В отдельных случаях некоторые АО могут подавать списки 1 раз в год (период для отчета: 1 января — 31 декабря согласно п.64.4 Положения Банка России № 714-П).

В документе указывается информация об аффилированных субъектах и изменения, произошедшие в течение срока.

По истечении отчетного срока АО должны опубликовать списки в течение 5-ти рабочих дней.

Кого включают в список аффилированных лиц

В соответствии со ст.4 Закона РСФСР № 948-1 от 22 марта 1991 в списки вносят сведения об аффилированных лицах:

• представителях совета директоров, наблюдательного совета или иной коллегиальной управленческой структуры;
• дочерних предприятиях, доля участия юрлиц в которых превышает 20%;
• единоличного руководителя;
• совладельцах организации, доля участия которых превышает 20%;
• лицах, относящихся к той же категории, что и юрлицо: они объединены по признакам, установленным ст.9 135-ФЗ «О защите конкуренции».

Важный момент: к рассмотрению и включению в список аффилированных лиц юрлицами не подлежат публично-правовые образования, государственные учреждения и местные власти, а также Банк России.

Муниципальные унитарные предприятия не вносят в список заместителя гендиректора. В документ включаются сведения о лице (группе), выполняющем обязанности единоличного исполнительного органа, т.е. о самом генеральном директоре. 

Как составить список в 2022 году?

Порядок оформления списков аффилированных лиц установлен в Положении Банка России № 714-П. Инструкция по составлению – не обязательная, а рекомендуемая для АО.

ООО, не являющиеся эмитентами ценных бумаг, могут вести список в произвольной форме, но на практике они берут за основу образец для акционерных обществ, т.к. он проще и понятнее.

Рассмотрим подробнее.

В Приложении № 4 даются следующие формы:

Титульный лист

Каждая строчка формы должна быть заполнена достоверными сведениями, без расплывчатых формулировок и двойных смыслов.

— наименование АО;

— дата составления документа;

— информация об эмитенте;

— ссылка на интернет-источник, куда компания выкладывает список (свой сайт, карточка компании в Системе раскрытия информации);

—  подпись ответственного лица АО.

Состав аффилированных лиц

Заполняются следующие сведения:

— наименование аффилированной организации

— ИНН и ОГРН эмитента;

— дата заполнения документа;

— основание для признания аффилированности (ст.4 Закона РСФСР № 948-1).

Пример формулировки: «Лицо, которое имеет право распоряжаться более чем 20% общего количества голосов».

Заполнять табличку «Сведения о списке аффилированных лиц контролирующего акционерного общества» нужно не всегда, а только в порядке, указанном в п. 64.7 Положения Банка России № 714-П.

Изменения в составе аффилированных лиц

Эта таблица заполняется в случае, если изменения в течение отчетного периода происходили. Если изменений не было, то в строчках ставятся прочерки.

Для ООО, не относящимся к эмитентам, форма заполнения будет проще.

Скачать бланк для АО, рекомендуемый Банком РФ

Ответственность за отсутствие списка

1. За нарушение ст.13.25 КоАП (хранение списка аффилированных лиц) предусмотрена административная ответственность от 2 500 до 5 000 ₽ (на уполномоченное лицо) и от 200 000 до 500 000 ₽ (на юрлицо).
2. За нарушение ч.2 ст.15.19 КоАП (нераскрытие, неполное раскрытие, указание ложной информации в списке) предусмотрена административная ответственность от 30 000 до 50 000 ₽ или отстранение от обязанностей на 1-2 года (на уполномоченое лицо). И от 700 000 до 1 000 000 ₽ (на юрлицо).

Аффилированность в закупках

В закупках по 44-ФЗ аффилированными лицами называют представителей организаций, которые могут оказывать давление на участников закупок с целью получения выгоды, и влиять на процедуру определения исполнителя госконтракта.

Участвовать в конкурентной процедуре вправе любые ИП и компании, соответствующие требованиям закупочной документации.

Как проверить аффилированность лиц по 44-ФЗ?

Об этом косвенно говорится в самом законе: возможность участника закупки оказывать влияние исходя из количества акций, долей и паев, которые принадлежат ему или руководству компании (ч.3 ст.104 44-ФЗ). Если доля владения превышает 25%, сотрудник, управленец, дольщик или акционер может оказывать давление на предпринимательскую деятельность организации и влиять на совершение сделок.

Дополнительно к требованиям 44-ФЗ уровень влияния на участника закупки определяется также принципами о защите конкуренции, отсылки на которые даются в контрактном законодательстве.

В закупках по 223-ФЗ нет запрета на участие в тендерах аффилированных организаций. Но корпоративные заказчики могут установить варианты развития для такой ситуации в Положении о закупке. Участники могут обжаловать действия заказчика, руководствуясь положениями 135-ФЗ «О защите конкуренции».

Конфликт интересов и аффилированность в 44-ФЗ

В закупках есть понятия «аффилированность» и «конфликт интересов». Их не следует путать.

Ответственными за проведение процедур наряду с заказчиками являются:

• члены закупочной комиссии;
• специалисты контрактного отдела;
• контрактный управляющий.

Конфликт интересов появляется, когда ответственные за размещение документации или выбор исполнителя специалисты имеют родственные связи или находятся в браке с (п.9 ч.1 ст.31 44-ФЗ):

• менеджментом участника;
• представителями правления;
• выгодоприобретателями от сделки.

Афилированность и конфликт интересов в государственных закупках не всегда проявляются одновременно. Конфликт может появиться и без аффилированности, а давление на поставщика не всегда вытекает в конфликт.

Например, если родственник члена комиссии заказчика владеет долей акций в компании поставщика, превышающей 10% — это конфликт интересов. Если они не родственники, то нет и конфликта. Также нет аффилированности сторон по 44-ФЗ, т.к. для этого нужно более 25% акций.

На этом наша статья подошла к концу. Если материал был для вас полезным, то поставьте звездочку или поделитесь статьей со своими друзьями и коллегами в социальных сетях. Также не забывайте писать свои вопросы ниже в комментариях.