Как вы догадались из названия статьи, речь сегодня пойдет о тендерном сопровождении. Итак, сопровождение тендеров и аукционов — это комплексная или локальная помощь в подготовке заявки и участии в торгах, которую оказывает некая сторонняя компания или частное лицо. Вы наверняка уже встречали в интернете подобные объявления. Их там очень и очень много. Каждая такая компания обещает своим будущим клиентам “золотые горы” и нескончаемый поток новых заказов. Но так ли это на самом деле, мы попробуем сегодня с вами разобраться. Помимо этого я поделюсь с вами 7 секретами, которые позволят вам максимально эффективно использовать этот инструмент на практике. Ну что ж, давайте начнем…
Виды тендерного сопровождения
Из личного опыта могу сказать, что существует всего два вида сопровождения:
- Локальная помощь на каком-либо этапе участия в тендере;
- Комплексное сопровождение участия в тендерах.
Локальная помощь может быть разовой или постоянной, но направленной на решение отдельно взятой задачи, например, помощь в поиске тендеров или помощь в подготовке первой части заявки для участия в электронном аукционе.
Комплексное же сопровождение может включать в себя полный перечень услуг, как говорится от “А” до “Я”, и зависит от потребностей, а также финансовых возможностей конкретно взятого поставщика (участника закупок). О том, какие услуги входят в этот перечень, мы поговорим с вами далее.
Что входит в сопровождение торгов?
Давайте представим себе такую ситуацию. Есть некая организация (поставщик), которая никогда ранее не участвовала в тендерах. И в один прекрасный день руководитель организации приходит к мысли о том, что неплохо бы было расширить свой рынок сбыта за счет участия в тендерах и получения новых заказов. Но как быть?
Знаний и опыта в этой сфере у организации нет, квалифицированных специалистов в штате тоже нет. Обучать своих специалистов достаточно долго и затратно. А чтобы нанять квалифицированного сотрудника его нужно сначала найти, затем организовать ему рабочее место, регулярно платить зарплату, налоги и т.д. И тут на ум приходит идея об использовании аутсорсинга тендерного отдела.
Какие же услуги по сопровождению могут предложить такой организации, которую мы взяли в качестве примера? Это:
- Получение (перевыпуск) электронной подписи;
- Регистрация в ЕИС;
- Аккредитация или переаккредитация на федеральных и/или коммерческих электронных площадках;
- Настройка рабочего места для участия в электронных закупках;
- Консультация и помощь в открытии спецсчета;
- Поиск подходящих тендеров;
- Анализ тендерной документации;
- Анализ конкурентоспособности организации;
- Подготовка документов и подача заявки для участия в тендере;
- Помощь в получении тендерных кредитов и банковских гарантий;
- Подача ценовых предложений и удаленное участие в электронных аукционах от лица организации;
- Юридическое сопровождение (подготовка запросов на разъяснение документации, подача жалоб, подписание контрактов);
- Правовая поддержка (консультации по юридическим, техническим и организационным вопросам участия);
- Представление интересов организации в ФАС и суде;
- Обучение сотрудников организации участию в тендерах.
В этом списке я привел полный перечень услуг по сопровождению, которые могут быть предложены поставщику. Однако хочу вас предупредить, что далеко не все организации могут предложить своим клиентам такой развернутый перечень. У каждой компании комбинация таких услуг будет своя.
Кому подойдут такие услуги?
Тендерное сопровождение подойдет тем организациям, которые:
- Не имеют опыта участия в тендерах;
- Не имеют в штате квалифицированных специалистов по тендерам;
- Не хотят нанимать в штат таких специалистов или тратить деньги на обучение имеющихся в штате сотрудников;
- Хотят быстрых результатов от участия в торгах;
- Не хотят распыляться на несколько направлений и предпочитают заниматься только тем, что у них лучше всего получается;
- Хотят минимизировать свои затраты на создание и содержание тендерного отдела;
- Хотят решить какую-либо локальную задачу на этапе подготовки или участия в торгах.
Плюсы и минусы тендерного консалтинга
Давайте начнем с плюсов:
- Профессиональная и квалифицированная помощь, а также исчерпывающие консультации специалистов;
- Экономия денег, времени и сил на создании собственного тендерного отдела или найме квалифицированного специалиста;
- Быстрый старт в подготовке компании к участию в торгах;
- Оперативное уведомление о появлении новой информации о проводимых закупках, а также произошедших изменениях в уже выбранных процедурах;
- Не нужно разбираться в нормативных документах, регламентирующих проведение закупок, а также отслеживать изменения в законодательстве;
- Нет необходимости тратить деньги на обучение и повышение квалификации сотрудников;
- Возможность сконцентрировать силы на том, что вы умеете делать лучше всего;
- Сопровождение можно использовать только тогда, когда в этом есть необходимость, т.е. не нужно ежемесячно платить зарплату специалисту, который не загружен работай, а также платить налоги и отчисления;
- Исключение ошибок в подготовке заявок и их гарантированный допуск до участия в процедурах;
- Увеличение результативности участия в торгах и как следствие процента побед.
Плюсы мы с вами рассмотрели, теперь давайте рассмотрим минусы:
- Хорошее сопровождение стоит дорого;
- Вам все равно необходимо будет вовлекаться в работу, изучать технические задания, принимать окончательные решения, а также координировать и направлять действия сотрудников, занимающихся сопровождением;
- Нет 100% гарантии победы в тендерах;
- Не исключен вариант того, что консалтинговая фирма будет сопровождать участие в торгах двух участников одного и того же тендера;
- Сотрудники консалтинговой компании занимаются сопровождением большого количества организаций, поэтому их погружение в решение ваших задач будет не полным.
Рекомендую вам посмотреть небольшое видео, в котором я рассказал о том, стоит ли погружаться в тендеры самому или же лучше делегировать данное направление.
Секреты сопровождения участия в тендерах
В этом разделе статьи я хочу поделиться с вами несколькими секретам или, если так можно выразиться, “фишками”, которые помогут вам максимально эффективно использовать данный инструмент в своей работе.
Секрет № 1. Прежде чем прибегнуть к сторонней помощи, определите, какой результат вам необходим.
Зайдите для начала на официальный сайт — www.zakupki.gov.ru и посмотрите, есть ли спрос среди государственных заказчиков на ваши товары, работы или услуги. Определите, какой объем новых заказов вам под силу выполнить? В скольких процедурах для этого нужно принимать участие ежемесячно? Хватит ли у вас финансовых средств для внесения обеспечения заявок и обеспечения исполнения контрактов и т.д.?
Если вы вообще “полный ноль” в этих вопросах, то прежде чем заказывать тендерное сопровождение проконсультируйтесь со специалистом. Либо задайте свои вопросы в комментариях к этой статье, и я подскажу вам в каком направлении двигаться.
Секрет № 2. Не отдавайте на аутсорсинг то, что можете хорошо сделать сами.
Этот совет в большей степени относится к тем участникам закупок (поставщикам), которые уже имеют опыт участия в торгах и хотя бы раз прошли весь путь от поиска информации о проводимых тендерах до подачи заявки. Если это так, то вы уже знаете, какие этапы вы в состоянии выполнять самостоятельно, а какие требуют больших затрат времени и сил. Отдавайте на аутсорсинг лишь то, что у вас не получается сделать хорошо или отнимает большое количество ресурсов.
Секрет № 3. Относитесь к тендерному сопровождению как к инструменту, а не как к “волшебной палочке”, которая обеспечит вас новыми заказами.
Читая коммерческие предложения большинства консалтинговых организаций, у многих поставщиков складывается ошибочное представление о том, что стоит обратиться к такой организации, и вам гарантирована победа во всех тендерах, на который упадет ваш взор. Хочу вас огорчить. В действительности это не так. Такая организация в лучшем случае сможет дать вам гарантию правильности подготовки вашей заявки, и что она будет допущена заказчиком до самой процедуры. Но гарантировать победу, увы, нет. Есть много факторов, на которые нельзя повлиять или предугадать.
Секрет № 4. Хотите вы этого или нет, вам в любом случае придется принимать участие в работе по подготовке заявок и взаимодействовать со специалистами консалтинговой организации.
Если вы думаете, что заплатив деньги за полное тендерное сопровождение, вы полностью оградите себя от этой темы, то вы ошибаетесь. Вам в любом случае придется общаться со специалистами консалтинговой организации, предоставлять им исходные данные, принимать решение об участии в тех или иных торгах, изучать технические задания, рассчитывать ценовые предложения и т.д.
Секрет № 5. Дешево не значит качественно.
Недаром говорится, что скупой платит дважды. Поэтому не поддавайтесь соблазну приобрести услугу по копеечной цене. Если вы ознакомитесь с коммерческими предложениями нескольких компаний, то будете приблизительно ориентироваться в ценах на ту или иную услугу. Если же вам предлагают услугу по цене значительно ниже среднерыночной, то и качество у неё будет соответствующим.
Секрет № 6. Тщательно выбирайте организацию.
Обращайте внимание на сайт компании или рекламную страницу в сети интернет. На ней обязательно должна быть контактная информация об организации: название, место нахождения, телефон, e-mail. Помимо этого желательно, чтобы присутствовала форма обратной связи, описания тарифных планов и предоставляемых услуг, отзывы клиентов и гарантии. Либо можете обратиться за тендерным сопровождением ко мне.
Секрет № 7. Не покупайтесь на громкие обещания.
Запомните, никто не в состоянии гарантировать 100% победу в тендере или победу в заданном количестве тендеров за определенный период. Если вы видите подобные “гарантии” в коммерческих предложениях или на сайтах, то знайте — это чистой воды лукавство. Я не верю таким обещаниям, и вам не советую.
Вот и все секреты по тендерному сопровождению, которыми я хотел с вами поделиться. Давайте двигаться дальше.
Договор на тендерное сопровождение
Ниже вы найдете несколько образцов договоров на оказание различных услуг по подготовке и участию в тендерах. Эти образцы не претендуют на звание самых полных и правильных, но они помогут вам сформировать представление о том, как вообще выглядят договора на подобные услуги, и какая информация может в них содержаться. Все образцы представлены в редактируемом формате Microsoft Word 2007, поэтому они могут быть взяты вами за основу и доработаны по вашему усмотрению. Хочу лишь отметить, что у каждой организации, оказывающих подобные услуги, формы договоров будут свои.
- Договор на оказание услуг по аккредитации на ЭТП — скачать образец;
- Договор на комплексное тендерное сопровождение — скачать образец;
- Договор на оказание услуг по поиску тендеров — скачать образец;
- Договор на оказание услуг по сопровождению в конкретном тендере — скачать образец.
Цены на тендерное сопровождение
Разброс цен на подобные услуги в настоящий момент достаточно большой. В связи с тем, что эти цены постоянно меняются, я сознательно не буду приводить в этой статье точные цифры. Можете самостоятельно зайти в интернет и ознакомиться с ценами на данные услуги.
Скажу лишь следующее, что цена может зависеть от типа выбранной услуги (локальная или комплексная), периода оказания услуги, региона исполнителя, а также от его квалификации. Как правило, у исполнителей разработаны свои собственные тарифные планы на подобные услуги с подробным описанием того, что в них входит.
Однако конечная стоимость оказываемых услуг может оговариваться и в индивидуальном порядке с заказчиком. Благо конкуренция сейчас на этом рынке достаточно большая и каждый борется за привлечение клиентов. Поэтому пользуйтесь этим моментом и оговаривайте конечную цену с исполнителем.
Выводы и рекомендации
Давайте с вами подведем небольшой итог всему вышесказанному в этой статье. При правильном использовании сопровождение в тендерах может стать отличным инструментом для участия в торгах. Однако нужно понимать, что никакая помощь даже самая квалифицированная не сможет дать вам 100% гарантию победы в тендере. Увеличить шансы на победу — да, гарантировать допуск вашей заявки до участия в процедуре — да, но гарантировать победу — нет. Есть факторы, на которые невозможно повлиять или предугадать.
Для того чтобы получить действительно качественные услуги по сопровождению вам необходимо предельно внимательно подойти к выбору консалтинговой организации. Помимо этого, вам необходимо будет принимать непосредственное участие во взаимодействии со специалистами такой организации: предоставлять им необходимые сведения, выполнять расчет ценового предложения, согласовывать минимальный порог ценового предложения и т.д. Т.е. без вашего участия здесь никак не обойтись.
И напоследок, не поддавайтесь на пустые обещания, такие как “Мы выиграем для Вас 10 процедур в течение года” или “Мы выиграем для Вас каждый второй конкурс”. Это обман чистой воды! Не буду упоминать название этой компании в своей статье, думаю, что мои коллеги, которые в теме, поймут, о ком я говорю.
На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то пишите их в комментариях ниже к этой статье. Если материал статьи оказался для вас полезным, то не поленитесь нажать на звездочку и поделитесь этой информацией со своими друзьями и коллегами в социальных сетях. Пусть как можно больше людей получат правильное представление о данном виде услуг.
Добрый день! По Вашему опыту, подскажите пожалуйста какие организации по сопровождению на сегодня более качественно предоставляют свои услуги по сопровождению в тендерах?
Спасибо.
Дмитрий, можете обратиться за помощью ко мне. Наша команда выполняет как разовые услуги по сопровождению, так и комплексное тендерное сопровождение под ключ.
Какая хорошая статья, спасибо большое за подготовленную информацию, все очень и очень интересно и полезно для меня! Я как частный предприниматель участвую в госзакупках через стороннюю компанию. Ваша статья пополнила багаж моих знаний, спасибо большое!
Пожалуйста, Зинаида! Рад, что моя статья была для Вас полезной.
Очень хорошая статья (читаю всё, очень интересно), но избавьтесь от слов «тендер», «торги» и «заказ».
Чем предложите заменить эти слова? 🙂
Здравствуйте, я ИП, мы единожды подготовили документацию для участия в тендере. Связалась компания из Башкортостана, говорят, что гарантируют до 5 выигрышей за год и полное сопровождение. Говорят, что обеспечение заявок может быть кредитной услугой под 1%. Честно говоря, я уже была готова внести аванс, как начала искать статью про это. Где лучше всего искать тендерное сопровождение? Реально ли самим научиться?
И по гарантийному обеспечению заявок, это такая не совсем понятная тема. Это же могут быть неподъемные суммы тем более для маленьких ИП. Что делать?
Тендерное сопровождение это весьма распространенная услуга. Вы без труда сможете найти в интернете координаты компаний, оказывающих подобные услуги, как комплексные, так и локальные. Но я бы рекомендовал обходить стороной компании, которые гарантируют победу в конкретном количестве тендеров. Вы как ИП можете начать с участия в закупках, где обеспечение заявок не предусмотрено.
добрый день. кого вы посоветовали что бы организовали ОТ ПОИСКА ТЕНДЕРА ДО
ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТА
Можете обратиться ко мне 😉