Тендерное сопровождение — 7 секретов для новичков

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Как вы догадались из названия статьи, речь сегодня пойдет о тендерном сопровождении. Итак, сопровождение тендеров и аукционов — это комплексная или локальная помощь в подготовке заявки и участии в торгах, которую оказывает некая сторонняя компания или частное лицо. Вы наверняка уже встречали в интернете подобные объявления. Их там очень и очень много. Каждая такая компания обещает своим будущим клиентам “золотые горы” и нескончаемый поток новых заказов. Но так ли это на самом деле, мы попробуем сегодня с вами разобраться. Помимо этого я поделись с вами 7 секретами, которые позволят вам максимально эффективно использовать этот инструмент на практике. Ну что ж, давайте начнем… (Примечание: настоящая статья актуализирована 24.04.2020 г.).

Содержание:

1. Виды тендерного сопровождения
2. Что входит в сопровождение торгов?
3. Кому подойдут такие услуги?
4. Плюсы и минусы тендерного консалтинга
5. Секреты сопровождения участия в тендерах
6. Договор на тендерное сопровождение
7. Сколько стоит тендерное сопровождение?
8. Выводы и рекомендации

1. Виды тендерного сопровождения

Из личного опыта могу сказать, что существует всего два вида сопровождения:

• Локальная помощь на каком-либо этапе участия в тендере;
• Комплексное сопровождение участия в тендерах.

Локальная помощь может быть разовой или постоянной, но направленной на решение отдельно взятой задачи, например, помощь в поиске тендеров или помощь в подготовке первой части заявки для участия в электронном аукционе.

Комплексное же сопровождение может включать в себя полный перечень услуг, как говорится от “А” до “Я”, и зависит от потребностей, а также финансовых возможностей конкретно взятого поставщика (участника закупок). О том, какие услуги входят в этот перечень, мы поговорим с вами далее.

2. Что входит в сопровождение торгов?

Давайте представим себе такую ситуацию. Есть некая организация (поставщик), которая никогда ранее не участвовала в тендерах. И в один прекрасный день руководитель организации приходит к мысли о том, что неплохо бы было расширить свой рынок сбыта за счет участия в тендерах и получения новых заказов. Но как быть?

Знаний и опыта в этой сфере у организации нет, квалифицированных специалистов в штате тоже нет. Обучать своих специалистов достаточно долго и затратно. А чтобы нанять квалифицированного сотрудника его нужно сначала найти, затем организовать ему рабочее место, регулярно платить зарплату, налоги и т.д. И тут на ум приходит идея об использовании аутсорсинга тендерного отдела.

Какие же услуги по сопровождению могут предложить такой организации, которую мы взяли в качестве примера? Это:

1. Получение (перевыпуск) электронной подписи;
2. Регистрация в ЕИС;
3. Аккредитация или переаккредитация на федеральных и/или коммерческих электронных площадках;
4. Настройка рабочего места для участия в электронных закупках;
5. Поиск подходящих тендеров;
6. Анализ тендерной документации;
7. Анализ конкурентоспособности организации;
8. Подготовка документов и подача заявки для участия в тендере;
9. Помощь в получении тендерных кредитов и банковских гарантий;
10. Подача ценовых предложений и удаленное участие в электронных аукционах от лица организации;
11. Юридическое сопровождение (подготовка запросов на разъяснение документации, подача жалоб, подписание контрактов);
12. Правовая поддержка (консультации по юридическим, техническим и организационным вопросам участия);
13. Представление интересов организации в ФАС и суде;
14. Обучение сотрудников организации участию в тендерах.

В этом списке я привел полный перечень услуг по сопровождению, которые могут быть предложены поставщику. Однако хочу вас предупредить, что далеко не все организации могут предложить своим клиентам такой развернутый перечень. У каждой компании комбинация таких услуг будет своя.

3. Кому подойдут такие услуги?

Тендерное сопровождение подойдет тем организациям, которые:

1. Не имеют опыта участия в тендерах;
2. Не имеют в штате квалифицированных специалистов по тендерам;
3. Не хотят нанимать в штат таких специалистов или тратить деньги на обучение имеющихся в штате сотрудников;
4. Хотят быстрых результатов от участия в торгах;
5. Не хотят распыляться на несколько направлений и предпочитают заниматься только тем, что у них лучше всего получается;
6. Хотят минимизировать свои затраты на создание и содержание тендерного отдела;
7. Хотят решить какую-либо локальную задачу на этапе подготовки или участия в торгах.

4. Плюсы и минусы тендерного консалтинга

Давайте начнем с плюсов:

1. Профессиональная и квалифицированная помощь, а также исчерпывающие консультации специалистов;
2. Экономия денег, времени и сил на создании собственного тендерного отдела или найме квалифицированного специалиста;
3. Быстрый старт в подготовке компании к участию в торгах;
4. Оперативное уведомление о появлении новой информации о проводимых закупках, а также произошедших изменениях в уже выбранных процедурах;
5. Не нужно разбираться в нормативных документах, регламентирующих проведение закупок, а также отслеживать изменения в законодательстве;
6. Нет необходимости тратить деньги на обучение и повышение квалификации сотрудников;
7. Возможность сконцентрировать силы на том, что вы умеете делать лучше всего;
8. Сопровождение можно использовать только тогда, когда в этом есть необходимость, т.е. не нужно ежемесячно платить зарплату специалисту, который не загружен работай, а также платить налоги и отчисления;
9. Исключение ошибок в подготовке заявок и их гарантированный допуск до участия в процедурах;
10. Увеличение результативности участия в торгах и как следствие процента побед.

Плюсы мы с вами рассмотрели, теперь давайте рассмотрим минусы:

1. Хорошее сопровождение стоит дорого;
2. Вам все равно необходимо будет вовлекаться в работу, изучать технические задания, принимать окончательные решения, а также координировать и направлять действия сотрудников, занимающихся сопровождением;
3. Нет 100% гарантии победы в тендерах;
4. Не исключен вариант того, что консалтинговая фирма будет сопровождать участие в торгах двух участников одного и того же тендера;
5. Сотрудники консалтинговой компании занимаются сопровождением большого количества организаций, поэтому их погружение в решение ваших задач будет не полным.

Рекомендую вам посмотреть небольшое видео, в котором рассказано о преимуществах и недостатках тендерного сопровождения.

5. Секреты сопровождения участия в тендерах

В этом разделе статьи я хочу поделиться с вами несколькими секретам или, если так можно выразиться, “фишками”, которые помогут вам максимально эффективно использовать данный инструмент в своей работе.

Секрет № 1. Прежде чем прибегнуть к сторонней помощи, определите, какой результат вам необходим.

Зайдите для начала на официальный сайт — www.zakupki.gov.ru и посмотрите, есть ли спрос среди государственных заказчиков на ваши товары, работы или услуги. Определите, какой объем новых заказов вам под силу выполнить? В скольких процедурах для этого нужно принимать участие ежемесячно? Хватит ли у вас финансовых средств для внесения обеспечения заявок и обеспечения исполнения контрактов и т.д.?

Если вы вообще “полный ноль” в этих вопросах, то прежде чем заказывать тендерное сопровождение проконсультируйтесь со специалистом. Либо задайте свои вопросы в комментариях к этой статье, и я подскажу вам в каком направлении двигаться.

Секрет № 2. Не отдавайте на аутсорсинг то, что можете хорошо сделать сами.

Этот совет в большей степени относится к тем участникам закупок (поставщикам), которые уже имеют опыт участия в торгах и хотя бы раз прошли весь путь от поиска информации о проводимых тендерах до подачи заявки. Если это так, то вы уже знаете, какие этапы вы в состоянии выполнять самостоятельно, а какие требуют больших затрат времени и сил. Отдавайте на аутсорсинг лишь то, что у вас не получается сделать хорошо или отнимает большое количество ресурсов.

Секрет № 3. Относитесь к тендерному сопровождению как к инструменту, а не как к “волшебной палочке”, которая обеспечит вас новыми заказами.

Читая коммерческие предложения большинства консалтинговых организаций, у многих поставщиков складывается ошибочное представление о том, что стоит обратиться к такой организации, и вам гарантирована победа во всех тендерах, на который упадет ваш взор. Хочу вас огорчить. В действительности это не так. Такая организация в лучшем случае сможет дать вам гарантию правильности подготовки вашей заявки, и что она будет допущена заказчиком до самой процедуры. Но гарантировать победу, увы, нет. Есть много факторов, на которые нельзя повлиять или предугадать.

Секрет № 4. Хотите вы этого или нет, вам в любом случае придется принимать участие в работе по подготовке заявок и взаимодействовать со специалистами консалтинговой организации.

Если вы думаете, что заплатив деньги за полное тендерное сопровождение, вы полностью оградите себя от этой темы, то вы ошибаетесь. Вам в любом случае придется общаться со специалистами консалтинговой организации, предоставлять им исходные данные, принимать решение об участии в тех или иных торгах, изучать технические задания, рассчитывать ценовые предложения и т.д.

Секрет № 5. Дешево не значит качественно.

Недаром говорится, что скупой платит дважды. Поэтому не поддавайтесь соблазну приобрести услугу по копеечной цене. Если вы ознакомитесь с коммерческими предложениями нескольких компаний, то будете приблизительно ориентироваться в ценах на ту или иную услугу. Если же вам предлагают услугу по цене значительно ниже среднерыночной, то и качество у неё будет соответствующим.

Секрет № 6. Тщательно выбирайте организацию.

Обращайте внимание на сайт компании или рекламную страницу в сети интернет. На ней обязательно должна быть контактная информация об организации: название, место нахождения, телефон, e-mail. Помимо этого желательно, чтобы присутствовала форма обратной связи, описания тарифных планов и предоставляемых услуг, отзывы клиентов и гарантии.

Секрет № 7. Не покупайтесь на громкие обещания.

Запомните, никто не в состоянии гарантировать 100% победу в тендере или победу в заданном количестве тендеров за определенный период. Если вы видите подобные “гарантии” в коммерческих предложениях или на сайтах, то знайте — это чистой воды лукавство. Я не верю таким обещаниям, и вам не советую.

Вот и все секреты по тендерному сопровождению, которыми я хотел с вами поделиться. Давайте двигаться дальше.

6. Договор на тендерное сопровождение

Ниже вы найдете несколько образцов договоров на оказание различных услуг по подготовке и участию в тендерах. Эти образцы не претендуют на звание самых полных и правильных, но они помогут вам сформировать представление о том, как вообще выглядят договора на подобные услуги, и какая информация может в них содержаться. Все образцы представлены в редактируемом формате Microsoft Word 2007, поэтому они могут быть взяты вами за основу и доработаны по вашему усмотрению. Хочу лишь отметить, что у каждой организации, оказывающих подобные услуги, формы договоров будут свои.

1. Договор на оказание услуг по аккредитации на ЭТП — скачать образец;
2. Договор на оказание услуг по комплексному сопровождению в тендерах — скачать образец;
3. Договор на оказание услуг по поиску тендеров — скачать образец;
4. Договор на оказание услуг по сопровождению в конкретном тендере — скачать образец.

7. Сколько стоит тендерное сопровождение?

Разброс цен на подобные услуги в настоящий момент достаточно большой. В связи с тем, что эти цены постоянно меняются, я сознательно не буду приводить в этой статье точные цифры. Можете самостоятельно зайти в интернет и ознакомиться с ценами на данные услуги.

Скажу лишь следующее, что цена может зависеть от типа выбранной услуги (локальная или комплексная), периода оказания услуги, региона исполнителя, а также от его квалификации. Как правило, у исполнителей разработаны свои собственные тарифные планы на подобные услуги с подробным описанием того, что в них входит.

Однако конечная стоимость оказываемых услуг может оговариваться и в индивидуальном порядке с заказчиком. Благо конкуренция сейчас на этом рынке достаточно большая и каждый борется за привлечение клиентов. Поэтому пользуйтесь этим моментом и оговаривайте конечную цену с исполнителем.

8. Выводы и рекомендации

Давайте с вами подведем небольшой итог всему вышесказанному в этой статье. При правильном использовании сопровождение в тендерах может стать отличным инструментом для участия в торгах. Однако нужно понимать, что никакая помощь даже самая квалифицированная не сможет дать вам 100% гарантию победы в тендере. Увеличить шансы на победу — да, гарантировать допуск вашей заявки до участия в процедуре — да, но гарантировать победу — нет. Есть факторы, на которые невозможно повлиять или предугадать.

Для того чтобы получить действительно качественные услуги по сопровождению вам необходимо предельно внимательно подойти к выбору консалтинговой организации. Помимо этого, вам необходимо будет принимать непосредственное участие во взаимодействии со специалистами такой организации: предоставлять им необходимые сведения, выполнять расчет ценового предложения, согласовывать минимальный порог ценового предложения и т.д. Т.е. без вашего участия здесь никак не обойтись.

И напоследок, не поддавайтесь на пустые обещания, такие как “Мы выиграем для Вас 10 процедур в течение года” или “Мы выиграем для Вас каждый второй конкурс”. Это обман чистой воды! Не буду упоминать название этой компании в своей статье, думаю, что мои коллеги, которые в теме, поймут, о ком я говорю.

На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то пишите их в комментариях ниже к этой статье. Если материал статьи оказался для вас полезным, то не поленитесь поставить “лайк” и поделитесь этой информацией со своими друзьями и коллегами в социальных сетях. Пусть как можно больше людей получат правильное представление о данном виде услуг.