Отказное письмо по сертификации: что это такое, для чего оно нужно и как его получить?

Что такое отказное письмо и нужно ли его получать? Любая продукция либо подлежит обязательной сертификации и декларированию либо нет. Контролирующие органы могут неправомерно требовать предоставление сертификатов, деклараций и т.п. С помощью этого официального документа можно защитить свои права и интересы. Также он поможет уладить некоторые разногласия, связанные со свободной торговлей, и ввозом продукции на территорию РФ через таможенный контроль. В статье мы поговорим о том, куда обращаться за оформлением отказного письма, как это правильно сделать и какие документы потребуется подготовить. 

Отказное письмо – что это такое?

Отказное письмо — это официальный ответ на запрос о необходимости сертификации или декларирования данной продукции. Документ не является нормой законодательства и не гарантирует качество товара, он носит справочный (разъяснительный) характер. Выдается в том случае, когда не требуется обязательная сертификация или обязательное декларирование продукции.

В тексте письма указывается ссылка на законодательство, свидетельствующая о том, что запрашиваемая продукция не подлежит внесению в:

— «Перечень продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации»;

— «Единый перечень продукции, подлежащей обязательной оценке (подтверждению) соответствия в рамках Таможенного союза с выдачей единых документов».

В названные перечни входят следующие категории товаров:

• продукция в статусе б/у;
• запасные части, к ранее ввезённой сертифицированной продукции;
• тестовые партии изделий, применяемых при проведении оценочных работ;
• продукция, предназначенная для представителей делегаций или иностранных посольств;
• личная собственность физлиц.

Когда требуется его предоставление?

Предоставлять отказное письмо нужно в нескольких случаях: 

Для предъявления на таможне – оно будет информировать, что ввозимая в РФ продукция не должна быть сертифицируемой. Выдается Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (ВНИИС). В содержании указывается наименование товара, код ТНВЭД и ссылка на сопроводительные документы, по которым осуществляется ввоз. Данное отказное письмо предотвратит расхождения на таможне при оформлении грузов или товара.

Для торговли внутри России – документ подтверждает, что данный товар не подлежит обязательной сертификации, носит справочный характер и не предоставляется на таможне. В такой бумаге обычно нуждается продавец или производитель для демонстрации покупателям или предъявления контролирующим ведомствам.

Также наличие второго вида письма предполагает участие в некоторых тендерах и государственных закупках. 

Письмо в сфере пожарной безопасности (отказное пожарное письмо или отказное письмо МЧС РФ) – подтверждает, что запрашиваемая продукция не нуждается в сертификации по пожарной безопасности. Выдается органами, уполномоченными в сфере пожарной безопасности. 

Письмо Роспотребнадзора – официально свидетельствует о том, что продукция не нуждается в санитарно-эпидемиологической экспертизе и не требует оформления санитарно-эпидемиологического заключения. Оформляется в случае неясности обязательного проведения экспертизы СЭС для определённых товаров.

Письмо Ростехнадзора – разъясняет, что некоторые виды техустройств, не входящие в соответствующий перечень, при ввозе в РФ не нуждаются в оценке Ростехнадзора. Выдается центральными аппаратами Ростехнадзора или в его территориальных ведомствах.

Разъяснительные письма оформляются на бланках выдающей его аккредитованной  организации. Текст, по сути, представляет собой набор цитат из норм законодательства. Содержание сводится к тому, что запрашиваемый товар не подлежит обязательной сертификации (не содержится в перечне продукции). Бумага заверяется гербовой печатью уполномоченного ведомства. Отказные письма, выдаваемые ВНИИС отличаются дополнительной голограммой.

Когда возникает необходимость оформления отказного письма?

В данном случае отказное письмо правильно называть экспертной оценкой, и необходимость ее проведения возникает в ряде случаев:

1. Если общепринятое название товара не сходится с названием в классификаторе ОКПД2 или ТНВЭД.
2. Если товар инновационный и обладает новыми характеристиками и требует оценки на отнесение в группы согласно ОКПД2 и ТНВЭД.
3. Если область применения продукции отличается от стандартного формата.
4. Если продукция относится к исключениям согласно техрегламентам, которые не являются очевидными и нуждаются в экспертизе.
5. Если техрегламент или национальные (межгосударственные) стандарты, устанавливающие обязательные требования к товару, не распространяются на определённые виды продукции, попадающие под общее определение (и код ОКПД2, ТНВЭД), включенные в соответствующий перечень.
6. Если продукция нуждается в сертификации, но по параметрам не входит зону влияния техрегламента, национального (межгосударственного) стандарта, устанавливающих требования к ней.

Кто выдает?

Официальное разъяснение выдают уполномоченные Органы по сертификации. Продукция и ее безопасность проверяется на соответствие положениям Технических регламентов,  Постановления Правительства РФ от 01.12.2009 г. № 982 и Решения Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 г. № 620.

Для предоставления на таможенном контроле отказное письмо оформляется согласно утвержденному порядку ввоза (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25.12.2012 г. № 294).

Важный момент! Орган сертификации должен быть аккредитован в той области товаров, в которой запрашивается письменное разъяснение.

Обращаться с заявлением могут торгующие фирмы, индивидуальные предприниматели, таможенные организации, органы исполнительной и судебной власти.

В содержании отказного письма указывается:

— наименование продукции;
—  идентификационные параметры;
— могут быть отражены коды ОКПД2 или код ТНВЭД;
— другие технические сведения (если они требуются).

Какие документы нужно предоставить соискателю?

Для оформления потребуется подготовить следующие сведения:

— заявление-запрос на имя руководителя Органа по сертификации;
— реквизиты фирмы (ИНН, ОГРН, КПП и др.);
— техническое описание продукции;
— код ОКПД2 или код ТНВЭД;
— контракт или инвойс (перечень товаров) при необходимости.

Список документов может быть иным в зависимости от вида и количества продукции. Например, для таможни дополнительно потребуются:

— упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
— заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как б/у);
— удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью;
— разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний;
— сертификаты соответствия на конечный продукт, если ввозимый товар является запчастью);
— регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
— свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
— иные необходимые сведения.

Все бумаги должны быть подписаны и заверены печатью организации-соискателя.

Состав бланка

В законодательстве нет утвержденного образца отказного письма. Оно составляется в свободной форме, характерной для каждого аккредитованного ведомства. Важно только чтобы бланк не расходился с нормами делопроизводства и делового документооборота.

Однако есть и обязательные пункты, которые должны быть отражены в письме:

• наименование инстанции, выдающей бланк, ее контакты;
• название организации-соискателя;
• исходящий номер письма и дата оформления;
• текст, в котором говорится, что в отношении указанного в заявлении товара не применяется сертификация и декларирование.

Важный момент! Держателем отказного письма может быть только одно юридическое лицо.

В одном документе можно указать любой список товара.

После оформления документ должен быть занесен в регистрационный журнал ведомства, которое его выдало.

Название «Отказное письмо» может не использоваться аккредитованным органом. Вместо него бланк может носить названия «Справка», «Информационное письмо», «Разъяснение»

Направить бланк получателю можно несколькими способами:

• лично в руки (при посещении Органа по сертификации лично соискателем);
• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через курьерскую службу.

Образец № 1:

 Образец № 2:

Образец № 3:

Обязательно ли получать отказное письмо?

Как было отмечено в начале статьи, документ носит разъяснительный характер. Следовательно, его оформление не является обязательным условием для организации.

Если продукция не нуждается в обязательной сертификации или декларировании, то и на таможне не должно возникнуть никаких проблем. Таможенные органы не станут требовать регламентирующие бумаги.

Представители бизнеса по своей инициативе могут получить письмо. Легче показать надзорным органам и покупателям официальную бумагу, чем устно ссылаться на нормы закона. В результате экономится значительное количество времени и сил.

Так как иметь отказное письмо – не обязанность, а право, то никто не может требовать его у организации. Однако, если такое условие прописано в договоре между сторонами, его необходимо соблюсти, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий.

Срок действия

Срок действия отказного письма регулируется нормативными актами, на основании которых оно составлялось. В некоторых случаях указывается конкретное время действия письма – 1 год (чаще всего).

На партию продукции могут выдаваться письменные разъяснения без ограничения по сроку действия. Такие бланки пользуются наибольшей востребованностью.

На практике может возникнуть необходимость переоформления письма в следующих случаях:

1. Изменилось название фирмы, юридический адрес, реквизиты, поменялся руководитель.
2. Изменилась или расширилась линия производимого товара, в результате чего появились новые наименования изделий.
3. Изменился список товаров, подлежащих обязательной сертификации и декларированию. В этом случае нужно получать новое отказное письмо с указанием изменяющего закона к Постановлению Правительства РФ №982. Если принят новый регламент ЕАЭС, то нужно отобразить в заявлении номер и дату его вступления.
4. При смене или добавлении новой товарной марки. Саму марку указывать не нужно, достаточно будет типа изделия, ОКПД2 и ТНВД. Они сами по себе персонализируют товар. Если группа товаров не нуждается в обязательной сертификации и декларировании, то не важно, под каким брендом производится изделие и каким изготовителем.

Стоимость услуги

За выдачу официального разъяснения аккредитованные ведомства взимают плату. Сумма зависит от величины списка продукции, в отношении которой требуется отказ, и колеблется в районе 3-х тыс. руб. Оформляется в течение недели.