Отказное письмо по сертификации: что это такое, для чего оно нужно и как его получить?

Что такое отказное письмо и нужно ли его получать? Любая продукция либо подлежит обязательной сертификации и декларированию либо нет. Контролирующие органы могут неправомерно требовать предоставление сертификатов, деклараций и т.п. С помощью этого официального документа можно защитить свои права и интересы. Также он поможет уладить некоторые разногласия, связанные со свободной торговлей, и ввозом продукции на территорию РФ через таможенный контроль. В статье мы поговорим о том, куда обращаться за оформлением отказного письма, как это правильно сделать и какие документы потребуется подготовить. 

Содержание:

1. Отказное письмо – что это такое?
2. Когда требуется его предоставление?
3. Когда возникает необходимость оформления отказного письма?
4. Кто выдает?
5. Какие документы нужно предоставить соискателю?
6. Состав бланка
7. Обязательно ли получать отказное письмо?
8. Срок действия
9. Стоимость услуги 

1. Отказное письмо – что это такое?

Отказное письмо — это официальный ответ на запрос о необходимости сертификации или декларирования данной продукции. Документ не является нормой законодательства и не гарантирует качество товара, он носит справочный (разъяснительный) характер. Выдается в том случае, когда не требуется обязательная сертификация или обязательное декларирование продукции.

В тексте письма указывается ссылка на законодательство, свидетельствующая о том, что запрашиваемая продукция не подлежит внесению в:

— «Перечень продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации»;

— «Единый перечень продукции, подлежащей обязательной оценке (подтверждению) соответствия в рамках Таможенного союза с выдачей единых документов».

В названные перечни входят следующие категории товаров:

  • продукция в статусе б/у;
  • запасные части, к ранее ввезённой сертифицированной продукции;
  • тестовые партии изделий, применяемых при проведении оценочных работ;
  • продукция, предназначенная для представителей делегаций или иностранных посольств;
  • личная собственность физлиц.

2. Когда требуется его предоставление?

Предоставлять отказное письмо нужно в нескольких случаях: 

Для предъявления на таможне – оно будет информировать, что ввозимая в РФ продукция не должна быть сертифицируемой. Выдается Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (ВНИИС). В содержании указывается наименование товара, код ТНВЭД и ссылка на сопроводительные документы, по которым осуществляется ввоз. Данное отказное письмо предотвратит расхождения на таможне при оформлении грузов или товара.

Для торговли внутри России – документ подтверждает, что данный товар не подлежит обязательной сертификации, носит справочный характер и не предоставляется на таможне. В такой бумаге обычно нуждается продавец или производитель для демонстрации покупателям или предъявления контролирующим ведомствам.

Также наличие второго вида письма предполагает участие в некоторых тендерах и государственных закупках. 

Письмо в сфере пожарной безопасности (отказное пожарное письмо или отказное письмо МЧС РФ) – подтверждает, что запрашиваемая продукция не нуждается в сертификации по пожарной безопасности. Выдается органами, уполномоченными в сфере пожарной безопасности. 

Письмо Роспотребнадзора – официально свидетельствует о том, что продукция не нуждается в санитарно-эпидемиологической экспертизе и не требует оформления санитарно-эпидемиологического заключения. Оформляется в случае неясности обязательного проведения экспертизы СЭС для определённых товаров.

Письмо Ростехнадзора – разъясняет, что некоторые виды техустройств, не входящие в соответствующий перечень, при ввозе в РФ не нуждаются в оценке Ростехнадзора. Выдается центральными аппаратами Ростехнадзора или в его территориальных ведомствах.

Разъяснительные письма оформляются на бланках выдающей его аккредитованной  организации. Текст, по сути, представляет собой набор цитат из норм законодательства. Содержание сводится к тому, что запрашиваемый товар не подлежит обязательной сертификации (не содержится в перечне продукции). Бумага заверяется гербовой печатью уполномоченного ведомства. Отказные письма, выдаваемые ВНИИС отличаются дополнительной голограммой.

3. Когда возникает необходимость оформления отказного письма?

В данном случае отказное письмо правильно называть экспертной оценкой, и необходимость ее проведения возникает в ряде случаев:

  1. Если общепринятое название товара не сходится с названием в классификаторе ОКПД2 или ТНВЭД.
  2. Если товар инновационный и обладает новыми характеристиками и требует оценки на отнесение в группы согласно ОКПД2 и ТНВЭД.
  3. Если область применения продукции отличается от стандартного формата.
  4. Если продукция относится к исключениям согласно техрегламентам, которые не являются очевидными и нуждаются в экспертизе.
  5. Если техрегламент или национальные (межгосударственные) стандарты, устанавливающие обязательные требования к товару, не распространяются на определённые виды продукции, попадающие под общее определение (и код ОКПД2, ТНВЭД), включенные в соответствующий перечень.
  6. Если продукция нуждается в сертификации, но по параметрам не входит зону влияния техрегламента, национального (межгосударственного) стандарта, устанавливающих требования к ней.

4. Кто выдает?

Официальное разъяснение выдают уполномоченные Органы по сертификации. Продукция и ее безопасность проверяется на соответствие положениям Технических регламентов,  Постановления Правительства РФ от 01.12.2009 г. № 982 и Решения Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 г. № 620.

Для предоставления на таможенном контроле отказное письмо оформляется согласно утвержденному порядку ввоза (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25.12.2012 г. № 294).

Важный момент! Орган сертификации должен быть аккредитован в той области товаров, в которой запрашивается письменное разъяснение.

Обращаться с заявлением могут торгующие фирмы, индивидуальные предприниматели, таможенные организации, органы исполнительной и судебной власти.

В содержании отказного письма указывается:

— наименование продукции;
—  идентификационные параметры;
— могут быть отражены коды ОКПД2 или код ТНВЭД;
— другие технические сведения (если они требуются).

5. Какие документы нужно предоставить соискателю?

Для оформления потребуется подготовить следующие сведения:

— заявление-запрос на имя руководителя Органа по сертификации;
— реквизиты фирмы (ИНН, ОГРН, КПП и др.);
— техническое описание продукции;
— код ОКПД2 или код ТНВЭД;
— контракт или инвойс (перечень товаров) при необходимости.

Список документов может быть иным в зависимости от вида и количества продукции. Например, для таможни дополнительно потребуются:

— упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
— заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как б/у);
— удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью;
— разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний;
— сертификаты соответствия на конечный продукт, если ввозимый товар является запчастью);
— регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
— свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
— иные необходимые сведения.

Все бумаги должны быть подписаны и заверены печатью организации-соискателя.

6. Состав бланка

В законодательстве нет утвержденного образца отказного письма. Оно составляется в свободной форме, характерной для каждого аккредитованного ведомства. Важно только чтобы бланк не расходился с нормами делопроизводства и делового документооборота.

Однако есть и обязательные пункты, которые должны быть отражены в письме:

  • наименование инстанции, выдающей бланк, ее контакты;
  • название организации-соискателя;
  • исходящий номер письма и дата оформления;
  • текст, в котором говорится, что в отношении указанного в заявлении товара не применяется сертификация и декларирование.

Важный момент! Держателем отказного письма может быть только одно юридическое лицо.

В одном документе можно указать любой список товара.

После оформления документ должен быть занесен в регистрационный журнал ведомства, которое его выдало.

Название «Отказное письмо» может не использоваться аккредитованным органом. Вместо него бланк может носить названия «Справка», «Информационное письмо», «Разъяснение»

Направить бланк получателю можно несколькими способами:

  • лично в руки (при посещении Органа по сертификации лично соискателем);
  • по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
  • через курьерскую службу.

Образец № 1:

 Образец № 2:

Образец № 3:

7. Обязательно ли получать отказное письмо?

Как было отмечено в начале статьи, документ носит разъяснительный характер. Следовательно, его оформление не является обязательным условием для организации.

Если продукция не нуждается в обязательной сертификации или декларировании, то и на таможне не должно возникнуть никаких проблем. Таможенные органы не станут требовать регламентирующие бумаги.

Представители бизнеса по своей инициативе могут получить письмо. Легче показать надзорным органам и покупателям официальную бумагу, чем устно ссылаться на нормы закона. В результате экономится значительное количество времени и сил.

Так как иметь отказное письмо – не обязанность, а право, то никто не может требовать его у организации. Однако, если такое условие прописано в договоре между сторонами, его необходимо соблюсти, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий.

8. Срок действия

Срок действия отказного письма регулируется нормативными актами, на основании которых оно составлялось. В некоторых случаях указывается конкретное время действия письма – 1 год (чаще всего).

На партию продукции могут выдаваться письменные разъяснения без ограничения по сроку действия. Такие бланки пользуются наибольшей востребованностью.

На практике может возникнуть необходимость переоформления письма в следующих случаях:

  1. Изменилось название фирмы, юридический адрес, реквизиты, поменялся руководитель.
  2. Изменилась или расширилась линия производимого товара, в результате чего появились новые наименования изделий.
  3. Изменился список товаров, подлежащих обязательной сертификации и декларированию. В этом случае нужно получать новое отказное письмо с указанием изменяющего закона к Постановлению Правительства РФ №982. Если принят новый регламент ЕАЭС, то нужно отобразить в заявлении номер и дату его вступления.
  4. При смене или добавлении новой товарной марки. Саму марку указывать не нужно, достаточно будет типа изделия, ОКПД2 и ТНВД. Они сами по себе персонализируют товар. Если группа товаров не нуждается в обязательной сертификации и декларировании, то не важно, под каким брендом производится изделие и каким изготовителем.

9. Стоимость услуги

За выдачу официального разъяснения аккредитованные ведомства взимают плату. Сумма зависит от величины списка продукции, в отношении которой требуется отказ, и колеблется в районе 3-х тыс. руб. Оформляется в течение недели.

Ссылка на основную публикацию