Анализ отклонений тендерных заявок и работа над ошибками

Если вашу тендерную заявку ни разу не отклоняли, то есть несколько возможных вариантов. Вы либо тендерный гений и везунчик в одном лице, либо еще не участвовали в тендерах, либо — количество поданных вами заявок крайне мало и у вас все еще впереди. У действующих же участников за плечами есть опыт отклоненных заявок, как по обоснованным причинам, так и по необоснованным, которые обязательно нужно обжаловать в ФАС. Например, когда я только начинал свою тендерную деятельность в далеком 2007 году, то мои заявки на протяжении первых шести месяцев участия отклоняли довольно часто. Но в то время еще не было такого изобилия обучающих курсов и книг по закупкам, поэтому приходилось все постигать на собственном опыте.

Как относиться к ошибкам в тендерных заявках?

К отклонению поданной заявки можно относиться по-разному. Да, это упущенные возможности, временные и финансовые издержки, но это не самое страшное, что может случиться с участником закупки. На мой взгляд, отклонение заявок — это один из этапов приобретения практического опыта и роста участника закупки. Но иногда осечки случаются и у опытных игроков, так как все мы люди, а людям свойственно ошибаться. Вопрос заключается не в том, допускаете вы ошибки в своих заявках или нет, а в том, как вы относитесь к допущенным ошибкам и используете ли этот опыт во благо себе? И здесь есть два диаметрально противоположных подхода.

Два подхода в работе над ошибками

Подход #1 – Полагаться на свою крепкую память и впредь не ошибаться При продолжительной работе тендерного отдела, кадровой ротации и смены специалистов этот подход не работает. Потому что ошибок может быть много и их могут допускать разные специалисты на разных этапах подготовки и подачи заявок. И фактически допущенная специалистом ошибка – это его личный опыт, а не опыт тендерного отдела. Тот специалист, который когда-то допустил подобную ошибку может ее и не повторить, зато другие специалисты отдела могут повторно наступить на эти же грабли. Плюс со временем допущенные ошибки могут забываться и повторяться снова через какое-то время.

Подход #2 – Создание базы ошибок и их анализ Второй подход в плане долгосрочных перспектив гораздо эффективнее. Его суть заключается в следующем. Каждая допущенная ошибка фиксируется в базе или реестре ошибок. Что это за ошибка, на каком этапе она была допущена, из-за чего она произошла и что нужно сделать, чтобы большее ее не допускать. Помимо фиксации ошибки важно провести ее полноценный анализ, а также принять превентивные меры, чтобы в будущем ее не повторять. Причем если у вас свой тендерный отдел, то ошибка должна разбираться совместно со всеми специалистами. После детального разбора корректируются инструкции и чек-листы для сотрудников, чтобы исключить повторное появление данных ошибок. Соответственно, при обучении и адаптации новых специалистов отдела им также выдается доступ к этой базе, чтобы они понимали, какие ошибки есть и как их избежать.

В каком формате вести базу ошибок?

Что касается базы или реестра, то это можно реализовать разными способами. Например, сводный текстовый или табличный файл на сервере компании или в облачном хранилище. Либо дополнительный раздел в базе знаний в CRM системе. Но тут ключевое значение имеет не сам формат базы, а то, как именно ведется работа над ошибками.

Алгоритм работы над ошибками

По сути алгоритм действий участника должен выглядеть следующим образом:

1. Анализ отклонения или не допуска заявки с целью понять, обоснованное это отклонение (не допуск) или нет. Если отклонение не обоснованное, то следует подготовить и подать жалобу в ФАС.
2. Фиксация ошибки в базе (реестре). Также возможна классификация ошибок внутри самой базы (ошибки в документах и в сведениях об участнике, ошибки в техническом предложении и т.д.) и разделение ошибок по этапам (предварительный отбор, анализ, просчет, подготовка, подача на ЭТП).
3. Анализ и совместный разбор ошибки (что это за ошибка, на каком этапе она была допущена, из-за чего она произошла).
4. Корректировка инструкций, чек-листов и алгоритмов действий.

Если вы будете не просто запоминать, а фиксировать свои ошибки, проводить их тщательный анализ и вносить корректировки в свои алгоритмы и инструкции, то количество ошибок со временем будет сведено к минимуму или их полному отсутствию. Как я уже говорил ранее, при участии в тендерах существует и человеческий фактор – забыл, не доглядел, случайно нажал и т.д. Поэтому инструкции или двойной контроль готовых заявок перед подачей могут существенно сократить и этот фактор. А какой подход вы используете в своей работе, чтобы не допускать ошибок? Поделитесь своим опытом в комментариях ниже.