Тендерный аутсорсинг: полный обзор предоставляемых услуг + схема работы тендерного отдела на аутсорсинге

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В одной из моих прошлых статей мы уже рассматривали с вами такое понятие, как аутсорсинг, а также его плюсы и минусы. В этой же статье речь пойдет о тендерном аутсорсинге, поскольку в настоящее время это направление становится все более популярным среди участников закупок.

тендерный аутсорсинг

Содержание:

1. Что такое тендерный аутсорсинг?
2. Виды тендерного аутсорсинга
2.1 Полный тендерный аутсорсинг
2.2 Частичный тендерный аутсорсинг
3. Функции и алгоритм работы тендерного аутсорсинга
4. Преимущества и недостатки аутсорсинга тендеров
5. 4-е практических совета по выбору компании для тендерного аутсорсинга

1. Что такое тендерный аутсорсинг?

В одной из статей мы с вами подробно рассматривали понятие “аутсорсинг”, которое означает делегирование отдельных видов работ или проектов.

В свою очередь, тендерный аутсорсинг — это передача сторонней компании на основании заключенного договора полного объема или части работ по подготовке и участию в коммерческих и/или государственных тендерах.

Тендерный аутсорсинг можно рассматривать как одну из разновидностей такой услуги, как тендерное сопровождение, только в отличие от него, аутсорсинг будет носить договор кратковременного характера.

Огромное количество российских компаний уже оценили положительную сторону участия в государственных закупках. Многим начинающим предприятиям это помогло расшириться, встать на ноги, зарекомендовать себя на рынке.

2. Виды тендерного аутсорсинга

Тендерный аутсорсинг может быть как полным, так и частичным в зависимости от номенклатуры предоставляемых услуг.

2.1 Полный тендерный аутсорсинг

Полный аутсорсинг тендерного отдела представляет собой временный отдел, созданный из штата компании-подрядчика и выполняющий весь цикл услуг: от поиска тендеров до последующих действий по подготовке заявок, а также апелляций в случае возникновения каких-либо конфликтных ситуаций. Как правило, данное сотрудничество носит кратковременный характер.

тендерное сопровождение "под ключ"

2.2 Частичный тендерный аутсорсинг

Частичный тендер аутсорсинг представляет собой помощь компании-подрядчика на определенном этапе участия в конкурсе. Это может быть подготовка заявки, подача заявки, подготовка апелляции и представление интересов компании на заседаниях ФАС и так далее.

Оплата такого рода работ выполняется по факту исполнения обязательств.

3. Функции и алгоритм работы тендерного аутсорсинга

Функции компании-подрядчика полностью зависят от того, какой набор услуг аутсорсинга тендеров вы выберите. Сотрудники подрядчика могут полностью, т.е. “под ключ”, организовать участие в аукционе или конкурсе, а именно: оформят ЭЦП, пройдут аккредитацию на электронных площадках, полностью избавят вас от поиска нужного тендера по заданным  вами критериям, осуществят полный контроль за движением денежных средств на электронной торговой площадке, а также, если у ЭЦП истечет срок действия, переоформят ее заблаговременно.

Таким образом, полностью избавят вас и вашу компанию от всего спектра дел, относящихся к организации и непосредственному участию в конкурсах или аукционах.

Стоит отметить, что данные услуги оказываются, как по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ.

Что же касается алгоритма работы, тот он достаточно прост. Сотрудники аутсорсингового тендерного отдела проводят полный мониторинг конкурентоспособности компании для участия в том или ином конкурсе, а также после подбора нужных лотов, согласовывают дальнейшие действия с руководителем организации или ответственным за данное направление.  А далее, произведут все необходимые действия, описанные выше, в порядке, который был оговорен.

Для подготовки и участия в госзакупках или коммерческих закупках от имени компании, с аутсорсером заключается договор аукционной оферты, а также оформляются доверенности и иные необходимые документы.

4. Преимущества и недостатки аутсорсинга тендеров

преимущества и недостатки аутсорсинга тендеров

Конечно, в первую очередь в тендерном сопровождении нуждаются организации, желающие увеличить сбыт своей продукции или объем предоставляемых услуг. Также участие в госзакупках является очень хорошим стартом для начинающих предпринимателей, еще не вставших “на ноги” и не имеющих опыта участия в торгах.

У тендерного аутсорсинга, по моему мнению, есть достаточное количество преимуществ. Давайте рассмотрим некоторые из них:

  • опыт сотрудников аутсорсинговой компании позволяет выполнять поставленные задачи профессионально и корректно, а, следовательно, добиваться максимальной эффективности;
  • профессиональные подрядчики могут уменьшить отрицательные последствия участия в торгах;
  • данные компании адекватно и четко учитывают все возможные риски и тонкости участия в коммерческих или государственных закупках;
  • специалисты подрядчика способны в сжатые сроки разрешить сложные ситуации при нарушении правил проведения тендера, также предоставить апелляции и жалобы в соответствующие инстанции при возникновении споров.

Одним из ключевых недостатков не только привлечения тендерного аутсорсинга, но и участия в государственных или коммерческих закупках является то, что никто не даст вам 100% гарантии, что ваша компания победит в конкретном конкурсе.

Минус в данной ситуации также заключается в том, что даже если вы не выиграете, аутсорсеру все равно надо будет заплатить. Поэтому вам нужно точно понимать, готовы ли вы идти на эти риски и оправдывает ли конечная цель потраченные средства.

5. 4-е практических совета по выбору компании для тендерного аутсорсинга

практические советы по выбору тендерного аутсорсинга

В данном вопросе очень важно понимать, аутсорсинговая компания не является волшебной палочкой. Это лишь инструмент, который поможет вам не заблудиться в таком обширном вопросе, как участие в государственных или коммерческих закупках. Ниже я представлю вам 4-е практических совета, как не ошибиться в выборе.

Совет 1

Прежде чем бежать заключать договор, проанализируйте рынок ваших товаров или услуг, чтобы понять есть ли спрос у коммерческих или государственных компаний на них. Попросите у предприятия, оказывающего услуги по тендерному аутсорсингу, отчет или мониторинг рынка за предыдущий год или квартал в вашей отрасли (объем закупок, средний чек, частота конкурсов и т.д.), а также произведите расчет возможных прибылей и убытков и оцените рентабельность не только участия в закупках, но и найма сторонней компании.

Совет 2

Прежде чем заключать договор, тщательно проанализируйте несколько компаний, предоставляющих данные услуги. Произведите мониторинг числа выигранных контрактов за предыдущий год, отзывы реальных клиентов (тут советую вам лично пообщаться с клиентами аутсорсинговой компании).

Совет 3

В данном вопросе дешевле не значит лучше. Качество всегда дорого оценивается. Если у компании огромный поток клиентов, это значит, что вам не уделят должного  внимания, что повлечет за собой потерю денег.

Совет 4

Если вам гарантируют 100% результат, бегите оттуда. Выше мы уже говорили с вами о том, что в вопросе участия в государственных или коммерческих закупках знать, что вы стопроцентно победите никто не может, а если может, значит речь идет о коррупционной составляющей. А это карается уголовной ответственностью. Поэтому настоятельно рекомендую вам избегать компаний, дающих 100% гарантию результатов.

Таким образом, если ваша цель участие и выигрыш в тендере на аутсорсинге, советую вам очень серьезно подойти к выбору компании. Поиск аутсорсинга тендеров может занять достаточно много времени.

На этом моя статья про тендерный аутсорсинг подошла к концу. Если у вас остались вопросы, то задавайте их ниже в комментариях к этой статье.

P.S.: Ставьте звездочки и лайки, а также делитесь этой статьей со своими друзьями и коллегами в социальных сетях.

Ссылка на основную публикацию